Conditions générales de vente et d'utilisation

Version du 20 octobre 2026

1. Objet et champ d'application

Les présentes conditions régissent l'accès et l'utilisation du service en ligne PharmAgenda (le « Service »), édité par Nicolas VERDOUCQ, micro-entrepreneur (entrepreneur individuel), SIRET 99314215700011 (le « Prestataire »), par toute pharmacie d'officine (le « Client »).

Le Service est réservé aux professionnels : le Client déclare agir pour les besoins de son activité professionnelle. L'inscription au Service emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions, qui prévalent sur tout autre document du Client.

2. Description du Service

Le Service est un logiciel accessible en ligne (SaaS) d'aide à la gestion d'une équipe officinale : plannings, absences et congés, suivi des heures et des compteurs, export des éléments variables vers l'expert-comptable, gestion des demandes de remplacement et de l'intérim, agenda consultable sur téléphone, et, en option, pointage des heures. Les fonctionnalités peuvent évoluer.

Le Service est un outil d'aide. Les règles de droit du travail et de convention collective qu'il intègre (alertes de conformité, « Rappel des règles », calculettes) sont fournies à titre indicatif. Le Prestataire ne fournit aucun conseil juridique, social ou comptable : le Client demeure seul responsable du respect de ses obligations d'employeur et de la vérification de ses plannings, de ses heures et de ses éléments de paie.

3. Inscription et compte

L'inscription est faite en ligne par le titulaire de la pharmacie, qui garantit l'exactitude des informations fournies (dont le numéro SIRET) et déclare avoir le pouvoir d'engager la pharmacie. Les identifiants sont personnels et confidentiels. Le Client est responsable de la création des comptes de ses salariés, de leurs droits d'accès et de toute action réalisée avec les identifiants de son officine.

4. Période d'essai et première facturation

Chaque nouvelle pharmacie bénéficie d'une période d'essai gratuite de trente (30) jours, sans carte bancaire et sans engagement. Le Client peut y mettre fin à tout moment, sans frais ni indemnité.

Pour poursuivre sans interruption après l'essai, le Client doit, avant son expiration, renseigner un moyen de paiement, confirmer son abonnement et accepter l'engagement de douze (12) mois prévu à l'article 7. À titre de courtoisie, le Prestataire s'efforce de lui rappeler par e-mail la date de fin de l'essai environ cinq (5) jours avant son terme ; l'absence de ce rappel ne modifie pas les dates ci-dessus.

À défaut de confirmation, l'accès au Service est suspendu à l'issue de l'essai, sans facturation d'abonnement ni de frais de formation. Si le Client n'a pas demandé la fermeture de son compte, le Prestataire lui adresse un rappel par e-mail. Le Client dispose alors de quinze (15) jours pour activer son abonnement dans les conditions ci-dessus. Sans activation, l'accès demeure suspendu.

Si le Client confirme son abonnement avant la fin de l'essai, l'abonnement payant débute le lendemain de son expiration. En cas de confirmation après l'expiration de l'essai, il débute à la date d'activation, sans facturation rétroactive, et l'accès est rétabli.

Cette date de début constitue le « jour J ». Le mois au cours duquel débute l'abonnement payant est facturé au prorata temporis : l'abonnement est calculé du jour J inclus jusqu'au dernier jour de ce mois civil, selon le nombre de jours facturés rapporté au nombre total de jours du mois. La première facture d'abonnement est émise le 1^er du mois suivant (article 6). Les frais de formation prévus à l'article 5 font l'objet d'une facture distincte, émise à l'issue de la période d'essai.

5. Prix

L'abonnement est fixé selon le nombre de salariés actifs de la pharmacie (tranche d'effectif). Prix mensuels en vigueur à la date des présentes :

* L'effectif comprend tout salarié actif au sein de la pharmacie, y compris le titulaire et les intérimaires. Les stagiaires sont exclus, ainsi que les salariés qui ne font plus partie de l'effectif (départ ou fin de contrat, à compter du lendemain de la date de départ).

Changement de tranche. La tranche applicable à un mois est celle dans laquelle l'effectif de la pharmacie est resté le plus grand nombre de jours pendant ce mois ; en cas d'égalité, la tranche supérieure s'applique. Le Prestataire relève chaque jour l'effectif actif, que le Client peut consulter jour par jour dans son espace (« Mon Officine », onglet « Suivi de l'équipe »). Le mois est facturé à terme échu (article 6) selon la tranche ainsi constatée ; lorsque celle-ci diffère de la tranche de l'offre en cours, le Client en est informé par e-mail.

Formation. Des frais de formation de 200 € HT s'appliquent à la mise en service (paramétrage spécifique, formation du Client...), facturés une seule fois, par une facture distincte émise à l'issue de la période d'essai. Cette prestation est réalisée en présentiel dans les locaux du Client ou à distance (visioconférence ou téléphone), selon la localisation de la pharmacie, à la convenance du Prestataire. La maintenance et les mises à jour du Service sont en revanche incluses dans l'abonnement, sans frais supplémentaire.

Option pointeuse. Abonnement de 10 € HT par mois (par pharmacie, salariés illimités) : les salariés pointent leur arrivée et leur départ sur une page web d'un PC ou d'une tablette. L'option est facturée pour le mois entier, sans prorata, dès lors qu'elle a été active un jour de ce mois (activée le 14, elle est facturée pour le mois entier), à terme échu comme l'abonnement. Le Prestataire ne vend ni ne fournit aucun matériel : la page fonctionne sur l'ordinateur, la tablette ou le téléphone que le Client choisit et se procure lui-même, sous sa responsabilité. Le Prestataire n'assure pas le support de ce matériel (achat, réglage, panne, garantie) et ne garantit pas la compatibilité avec un appareil particulier.

Prix hors taxes. Tous les prix sont exprimés en euros. TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts. Si le Prestataire devenait redevable de la TVA (dépassement du seuil de la franchise en base, option pour la TVA, changement de statut ou de forme juridique), la TVA au taux en vigueur s'ajouterait aux prix hors taxes, après information préalable du Client.

Révision des prix. Les prix peuvent être révisés une fois par an, au 1^er janvier, selon l'évolution de l'indice Syntec révisé, à la hausse comme à la baisse ; la hausse ne peut excéder la variation de cet indice sur les douze derniers mois connus, ni 2 % par an. Toute révision est notifiée au Client par e-mail au moins soixante (60) jours avant son entrée en vigueur et ne s'applique pas aux périodes déjà facturées.

6. Facturation et paiement

L'abonnement est facturé mensuellement, par mois civil, à terme échu : la facture émise le 1^er de chaque mois couvre le mois civil écoulé et est établie selon la tranche constatée pendant ce mois, conformément à l'article 5 (exemple : la facture émise le 1^er janvier couvre le mois de décembre). La première facture suit l'article 4. Le règlement s'effectue par prélèvement SEPA, autour du 5 au 10 du mois, quelques jours après l'émission de la facture.

Facturation électronique. Les factures sont émises sous forme électronique : elles sont envoyées au Client par e-mail au format PDF et, dès leur mise en place, transmises par l'intermédiaire d'une plateforme de dématérialisation partenaire agréée par l'administration fiscale, conformément au calendrier légal de la facturation électronique entre entreprises (au jour de la rédaction : obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties depuis le 1^er septembre 2026, et obligation d'émission pour les micro-entreprises et PME à compter du 1^er septembre 2027). Le Client communique les informations nécessaires à la facturation (dénomination, numéro SIREN/SIRET, adresse de facturation) et les tient à jour ; il s'engage à pouvoir recevoir des factures électroniques.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi que le versement d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (articles L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce). En cas de non-paiement persistant, le Prestataire peut suspendre l'accès au Service quinze (15) jours après une mise en demeure restée sans effet.

7. Durée et résiliation

À l'issue de la période d'essai, l'abonnement est conclu pour une durée initiale de douze (12) mois à compter du début de l'abonnement payant (jour J). Il est ensuite reconduit tacitement par périodes successives de douze (12) mois, sauf résiliation notifiée par le Client ou par le Prestataire au moins trente (30) jours avant la fin de la période en cours. Le Client résilie soit depuis son espace (« Mon Officine », onglet « Coordonnées bancaires », bouton « Résilier mon abonnement », avec confirmation par mot de passe), soit en écrivant à contact@pharmagenda.fr ; le contrat prend fin au terme de la période en cours. À titre de courtoisie, le Prestataire s'efforce de rappeler la date de renouvellement par e-mail environ quarante-cinq (45) jours avant l'échéance, de façon à laisser le préavis de trente (30) jours courir.

Pendant chaque période de douze mois, l'abonnement reste dû jusqu'à son terme : il n'est pas résiliable de manière anticipée, sauf en cas de manquement grave du Prestataire (ci-dessous), de refus d'une modification des prix ou des présentes conditions (articles 5 et 14), ou d'accord exprès du Prestataire. L'abonnement demeure facturé mensuellement, à terme échu. Le dernier mois de la période de douze mois est lui aussi facturé au prorata temporis, jusqu'à la date d'échéance, par une facture émise le 1^er du mois suivant, sauf en cas de prolongation de l'abonnement.

Après la date d'effet de la résiliation, l'accès est maintenu quinze (15) jours pour permettre au Client de récupérer ses données (export depuis « Mon Officine »), puis il est coupé. Les données sont ensuite supprimées dans un délai de 90 jours, sous réserve des obligations légales de conservation (notamment comptables).

Chaque partie peut résilier le contrat de plein droit en cas de manquement grave de l'autre partie non réparé dans les 15 jours suivant une mise en demeure.

8. Disponibilité et assistance

Le Prestataire s'efforce d'assurer un accès continu au Service, sans y être tenu par une obligation de résultat : des interruptions pour maintenance, mise à jour ou raison technique peuvent survenir. Les données du Service sont hébergées dans l'Union européenne (Pays-Bas) et sauvegardées automatiquement chaque jour ; ces sauvegardes constituent une mesure de précaution et ne dispensent pas le Client de conserver ses propres exports. L'assistance est assurée par e-mail à l'adresse contact@pharmagenda.fr. Le Client est invité à conserver ses propres copies des exports importants (export comptable, plannings publiés).

9. Données personnelles

Pour les données de gestion du compte client, le Prestataire est responsable de traitement (voir la politique de confidentialité). Pour les données des salariés du Client saisies dans le Service, le Client est responsable de traitement et le Prestataire son sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. À ce titre, le Prestataire s'engage à :

• traiter ces données uniquement pour fournir le Service et selon les instructions documentées du Client (les fonctionnalités du Service et les présentes conditions) ;
• garantir la confidentialité des personnes autorisées à les traiter et mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées ;
• ne recourir qu'aux sous-traitants ultérieurs listés dans la politique de confidentialité, et informer le Client de tout changement les concernant ;
• aider le Client à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes concernées (le Client dispose d'un export de ses données en libre-service) ;
• notifier le Client, dans les meilleurs délais, de toute violation de données le concernant ;
• restituer ou supprimer les données à la fin du contrat dans les conditions de l'article 7, et mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

Le Client s'engage à informer ses salariés du traitement de leurs données, à ne saisir que les données nécessaires, et à ne pas renseigner de détail médical dans les champs de commentaire libres. Certains types d'absence pouvant révéler indirectement une information de santé, il veille à n'ouvrir l'accès à ces informations qu'aux personnes habilitées.

10. Propriété intellectuelle

Le Service, son code, sa documentation et la marque « PharmAgenda » (dépôt INPI n° 5291237) restent la propriété exclusive du Prestataire. Le Prestataire concède au Client, pour la durée du contrat, un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable du Service. Les données saisies par le Client restent sa propriété.

11. Responsabilité

Le Prestataire est tenu d'une obligation de moyens. Il ne saurait être tenu responsable des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle ou de données, sanctions administratives ou prud'homales, erreurs de paie ou de planning résultant d'une saisie ou d'une décision du Client). Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité totale du Prestataire au titre du contrat est limitée au montant hors taxes payé par le Client au cours des douze derniers mois, sans pouvoir être inférieure à 500 €.

12. Confidentialité

Chaque partie s'engage à garder confidentielles les informations non publiques reçues de l'autre partie dans le cadre du contrat, pendant sa durée et 3 ans après.

13. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil (dont une panne générale des réseaux ou d'un fournisseur d'hébergement).

14. Modification des conditions

Le Prestataire peut modifier les présentes conditions, sans que les prix puissent évoluer autrement que dans les conditions de l'article 5. Le Client en est informé par e-mail au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur ; s'il les refuse, il peut résilier sans frais avant cette date. À défaut, elles s'appliquent dès leur entrée en vigueur.

15. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties recherchent une solution amiable avant toute action. À défaut, tout litige relève du tribunal de commerce de Toulon.

16. Évolution du Prestataire

Le Client accepte par avance que le Prestataire cède ou transfère le contrat, avec l'ensemble des droits et obligations qui en découlent, à toute société qui reprend l'exploitation du Service (par exemple lors d'un changement de forme juridique), sous réserve d'en informer le Client par e-mail. Ce transfert n'affecte ni les prix hors taxes ni les autres conditions applicables (la TVA pouvant s'y ajouter dans les conditions de l'article 5), et les données sont alors traitées par la société reprenante dans les mêmes conditions. Les informations du Prestataire (dénomination, forme juridique, SIRET, adresse) figurant dans les mentions légales et sur les factures sont alors mises à jour.

17. Divers

Si une clause est déclarée nulle, les autres restent en vigueur. Le fait de ne pas se prévaloir d'un manquement n'emporte pas renonciation. Le contrat est rédigé en français. Pour toute question : contact@pharmagenda.fr.