Tout ce qu'il faut pour piloter l'équipe
De l'emploi du temps jusqu'à l'envoi des éléments variables à votre expert-comptable, avec un planning que vos salariés ne voient que lorsque vous le publiez.
Planning de l'équipe
L'agenda se génère à partir des horaires de chacun, puis se retouche à la souris. Des alertes signalent ce qui ne respecte pas les règles. Vous travaillez sur un brouillon : vos salariés ne voient rien tant que vous n'avez pas publié.
Publication maîtrisée
Vous publiez la semaine quand elle est prête ; si vous ne l'avez pas fait, PharmAgenda la publie à 8 jours de son début. Vos salariés ne voient que la dernière version publiée : un changement n'apparaît chez eux qu'au moment où vous republiez.
Suivi des modifications
À la republication, seuls les salariés dont l'horaire change sont prévenus. Ils reçoivent un message « Votre planning a été modifié » avec l'ancien et le nouvel horaire, puis cliquent sur « J'ai pris connaissance ». Vous voyez qui a vu, et quand.
Historique et preuve
Pour chaque semaine, une page et un PDF listent les versions publiées, ce qui a changé, qui l'a modifié et quand, et la date de prise de connaissance de chaque salarié : une trace claire en cas de désaccord sur un horaire.
Absences et congés
Vos salariés font leurs demandes, vous les validez. Les événements familiaux sont calculés selon l'ancienneté.
Heures et compteurs
Validation des heures faites, suivi du solde de récupération et des reports d'une période à l'autre. Les heures supplémentaires sont repérées dans l'agenda.
Remplacements
Quand un salarié est absent, vous partez de son absence acceptée : les jours et horaires à couvrir viennent de son planning. Vous envoyez la demande aux personnes de votre choix (celles de la même fonction sont cochées d'office), chacun répond avec son créneau réellement disponible, puis vous retenez qui remplace.
Les Gardes
Pour une garde d'officine, vous décrivez le besoin une seule fois (date, fonction, nombre de personnes, horaire) et l'envoyez à l'équipe. Chacun répond disponible, avec son créneau, ou indisponible, puis vous confirmez qui couvre. Les gardes confirmées apparaissent dans l'export comptable ; la compensation reste à voir avec votre expert-comptable.
Paye
Une heure supplémentaire mise en RTT+ est créditée majorée automatiquement (règles de la convention collective) ; un repos déjà acquis ne peut être payé qu'au départ du salarié. Les calculs sont intégrés, vous n'avez pas à les refaire à la main.
Convention collective
Les règles de la convention collective de la pharmacie d'officine sont intégrées et rappelées là où elles comptent. Elles sont indicatives : la vérification reste de la responsabilité de l'employeur.
Export comptable
Vous clôturez la période, les chiffres sont figés puis envoyés à l'expert-comptable en Excel, PDF ou CSV. Une période clôturée ne peut plus être modifiée sans que vous la rouvriez.
Intérim
Vous exprimez un besoin de remplacement, l'envoyez aux agences de votre choix, puis leur transmettez les heures faites.
Pointeuse (option)
Le pointage des heures sur une page web, depuis l'ordinateur, la tablette ou le smartphone de votre pharmacie, si vous le souhaitez.
Sur le téléphone : l'application ou l'agenda
Chaque salarié choisit comment retrouver son planning. Les deux restent à jour de la dernière version que vous avez publiée.
L'application, le plus rapide et le plus sûr
Elle s'ajoute à l'écran d'accueil depuis le navigateur, sans passer par un magasin d'applications. Le salarié y retrouve son planning, ses absences, les remplacements et le pointage. À chaque changement, il reçoit une notification, un message avec l'ancien et le nouvel horaire, et une pastille sur l'icône (selon le téléphone) jusqu'à ce qu'il confirme avoir pris connaissance.
L'agenda ICS, dans son propre calendrier
Un lien ou un QR code, et le planning s'affiche dans Google Agenda, Apple Calendrier ou Outlook. Un créneau modifié porte la mention « ⚠ MODIFIÉ » et les heures supplémentaires la mention « HS ». L'agenda est en lecture seule et n'envoie pas d'alerte : le calendrier se met à jour quand il le décide, de quelques minutes à plusieurs heures.
Écran d'exemple, avec des données fictives ; le QR code est un exemple.
Une note sur l'ICS. « ICS » est le format de calendrier que lisent Google Agenda, Apple Calendrier et Outlook. Le titulaire remet à chaque salarié un lien personnel (ou un QR code) ; le salarié s'abonne une fois, et son planning publié ainsi que ses absences acceptées apparaissent dans son propre calendrier. C'est en lecture seule : le calendrier ne modifie jamais PharmAgenda. Le lien est secret et le titulaire peut le renouveler à tout moment. Pour être prévenu d'un changement sans attendre, l'application reste le meilleur choix.
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