Guide de mise en route

• Avant de commencer Ce guide vous accompagne dans l'ordre, de la création de votre espace jusqu'à votre premier export comptable. Chaque étape s'appuie sur la précédente : suivez-les dans l'ordre et vous n'aure 1 Créer votre espace Pourquoi d'abord : sans espace, rien d'autre n'est possible. L'essai est gratuit pendant 30 jours et ne demande aucune donnée bancaire. 2 Vous repérer et sécuriser votre accès Tout se passe dans le menu bleu à gauche, rangé du plus quotidien au plus occasionnel. 3 Renseigner votre pharmacie Où : Ma pharmacie → Mon Officine. Cette page regroupe six onglets : Informations, Coordonnées bancaires, Activer la pointeuse, Icône par fonction, Mise à jour agenda et Journal des intervent 4 Les heures d'ouverture Pourquoi tôt : PharmAgenda vérifie qu'un pharmacien est présent à toute heure d'ouverture au public : un planning qui laisse un trou ne peut pas être publié. Ces heures servent aussi à l'eff 5 L'effectif minimum Pourquoi : PharmAgenda vous prévient dès qu'un créneau de 30 minutes manque de monde. La règle de base est déjà posée pour vous : un pharmacien en permanence, non réductible. 6 Les icônes des fonctions (facultatif) Chaque fonction porte une petite icône dans l'Emploi du temps et dans la liste des salariés. Par défaut, ce sont celles de PharmAgenda : la couronne pour le titulaire, la croix verte pour le 7 Créer les salariés Où : Équipe → Salarié. Votre propre fiche « Titulaire » existe déjà : vérifiez-la, puis ajoutez le reste de l'équipe, un salarié à la fois. 8 Les horaires de chaque salarié Où : fiche du salarié → onglet Horaires. C'est ici que vous décrivez sa semaine type. L'agenda se remplit ensuite tout seul, semaine après semaine. 9 Reprendre les soldes de départ Pourquoi maintenant : vos salariés ont déjà des congés et des RTT acquis avant PharmAgenda. En les indiquant une fois, le décompte automatique repart du bon chiffre. Où : Équipe → Report ant 10 Démarrer en cours de mois Quand : votre pharmacie fonctionne déjà et vous installez PharmAgenda en cours de mois. Sans cette étape, l'agenda ne commence qu'à votre inscription et la première paie manquerait des jours 11 Contrôler et publier l'Emploi du temps Où : Emploi du temps (premier bouton du menu). Les horaires que vous avez saisis y deviennent des créneaux, semaine après semaine. 12 Absences et heures supplémentaires Où : Les payes → Absences. Une pastille ⚠ à côté d'« Absences » vous signale les demandes qui attendent une réponse. 13 Organiser les gardes et les remplacements Où : Équipe → Garde. Vous décrivez un besoin ; chaque destinataire répond avec son créneau réellement disponible ; vous confirmez qui couvre. 14 La pointeuse (option) Avec l'option, vos salariés pointent leur arrivée et leur départ et PharmAgenda compare avec le planning. Aucun matériel à acheter : tablette, ordinateur ou téléphone avec caméra, au comptoi 15 La paie : valider, clôturer, envoyer C'est le geste régulier : une fois par semaine, puis une fois par mois. Avant le tout premier export, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable (encadré ci-dessous). 16 L'intérim (si besoin) Intérim → Agences intérim : une fiche par agence (nom, contact, e-mail obligatoire pour l'envoi, téléphones, adresse, note sur les conditions). Les agences déclarées ici peuvent ensuite être • Votre routine Une fois la mise en route terminée, voici le rythme à tenir. • Annexe A — Liste de contrôle de la mise en route Cochez au fur et à mesure. • Annexe B — Petit glossaire