Votre routine
Une fois la mise en route terminée, voici le rythme à tenir.
| Quand | Quoi | Où |
|---|---|---|
| Chaque jour (2 minutes) | Répondre aux demandes d'absence et d'heures supplémentaires (pastille ⚠). | Les payes → Absences |
| Chaque jour (si pointeuse) | Traiter les écarts de pointage. | Les payes → Journal pointeuse |
| Environ 15 jours avant chaque semaine | Vérifier l'agenda puis publier. | Emploi du temps → Publier cette semaine |
| Chaque semaine terminée | Valider les heures (Valider les conformes, puis les écarts). | Les payes → Validation heures +/- |
| Chaque fin de mois | Clôturer la période et envoyer à l'expert. | Les payes → Export comptable |
| À chaque arrivée ou départ | Créer ou mettre à jour la fiche et les horaires. | Équipe → Salarié |
| À chaque changement de contrat ou d'horaires | Nouvelle période à partir de la bonne date. | Fiche → Horaires → Nouvelle période |
Dépannage
| Vous constatez… | Ce qu'il faut regarder |
|---|---|
| Une journée est vide dans l'Emploi du temps | L'onglet Horaires du salarié : date de début de validité, jour renseigné. Puis « Mettre l'Agenda à jour » pour les jours passés. |
| Le planning ne se publie pas | Un créneau d'ouverture sans pharmacien est bloquant : complétez l'effectif (étape 5) ou corrigez l'agenda. |
| Un salarié n'a pas reçu son lien | Fiche → « renvoyer le lien » dans la liste des salariés ; vérifiez son adresse e-mail et les courriers indésirables. |
| Un salarié ne peut pas pointer | Son code vendeur est-il renseigné (fiche → Logiciel RH) ? Son téléphone est-il relié (fiche → Agenda mobile → QR « Pointage ») ? La date d'activation est-elle passée ? |
| Impossible de clôturer la période | Toutes les semaines doivent être validées, publiées et à jour. Le message indique ce qui manque. |
| Des heures supplémentaires sont refusées | Le salarié est en absence complète ce jour-là : retirez d'abord l'absence. |
| Les compteurs de congés semblent faux | Report antérieur (soldes de départ et date du bulletin), puis l'historique du Compteur semaine par semaine. |
| Le calendrier du téléphone n'est pas à jour | Le calendrier ne se met à jour qu'à la publication ; certains téléphones n'actualisent un abonnement que toutes les heures, voire une fois par jour. |
Une question, un blocage ? Écrivez à contact@pharmagenda.fr : nous répondons vite, et nous pouvons nous placer dans votre pharmacie pour vous aider (chaque intervention est consignée dans votre Journal des interventions).
Une question qui n'est pas dans le guide ? Écrivez-nous : contact@pharmagenda.fr.