Étape 15 — La paie : valider, clôturer, envoyer

C'est le geste régulier : une fois par semaine, puis une fois par mois. Avant le tout premier export, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable (encadré ci-dessous).

Avant le premier export : les coordonnées de l'expert

  1. Ouvrez Expert comptable → Coordonnées expert.
  2. Saisissez le nom du contact, le cabinet, et l'adresse e-mail (obligatoire pour l'envoi). Vous pouvez ajouter d'autres adresses en copie, un téléphone, une note (numéro de dossier, jour limite d'envoi…).
  3. Choisissez le logiciel RH de l'expert (Silae, Pennylane, PayFit, Sage, Cegid, MyUnisoft, ADP…) : il n'y a plus ensuite qu'à renseigner l'identifiant de chaque salarié dans ce logiciel, sur sa fiche (onglet Logiciel RH).
  4. Enregistrer.
Les coordonnées de l'expert-comptable.
Les coordonnées de l'expert-comptable.

Chaque semaine : la Validation des heures

Où : Les payes → Validation heures +/-. Chaque semaine, PharmAgenda compare le contrat de chaque salarié (ce que ses horaires prévoient) et ce qui est planifié dans l'Agenda : la différence est l'écart.

  • Écart en plus : ce sont des heures supplémentaires. Vous décidez combien sont payées (HS à payer) et combien partent en RTT+. Rien n'est décidé automatiquement.
  • Écart en moins : vous pouvez lui retirer des heures de RTT (heures à déduire).
  • Les absences de la semaine sont prises en compte ; une absence en attente est à traiter avant de valider.
  • Le bouton Valider les conformes valide d'un coup tous les salariés conformes au contrat ; les lignes avec un écart restent à traiter une par une.
  • Une semaine pas encore terminée ne se valide qu'à partir du lundi suivant. En cas de besoin (paies), Valider quand même demande le mot de passe du titulaire.
La Validation des heures : contrat, agenda, heures supplémentaires, soldes.
La Validation des heures : contrat, agenda, heures supplémentaires, soldes.

Suivre les soldes : le Compteur

Équipe → Compteur montre, au jour de votre choix (aujourd'hui ou une fin de mois), pour chaque salarié : RTT et heures à récupérer, congés payés (restant N-1, acquis, pris, restants), jours de maladie et de formation. Historique détaille semaine par semaine d'où vient le solde. Il se met à jour avec les semaines validées.

Le Compteur : RTT, congés payés, maladie, formation.
Le Compteur : RTT, congés payés, maladie, formation.

Chaque mois : l'Export comptable

Où : Les payes → Export comptable. La paie part à l'expert-comptable en trois temps :

  1. Valider toutes les semaines de la période dans la Validation des heures. Elles doivent aussi être publiées et à jour.
  2. Clôturer la période : choisissez la date de fin (des raccourcis proposent la fin de mois) et cliquez sur 🔒 Clôturer la période. Les chiffres sont figés et l'Agenda et les validations de ces semaines sont verrouillés.
  3. Télécharger ou envoyer les fichiers à l'expert : Excel, Modifications à saisir (PDF), PDF complet, CSV, CSV détail. Envoyé — renvoyer les lui adresse par e-mail. La période suivante démarre le lendemain de la fin.
L'Export comptable : clôture de la période et fichiers à envoyer.
L'Export comptable : clôture de la période et fichiers à envoyer.
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