Installer PharmAgenda pour vos salariés

Vos salariés n'ont rien à apprendre : il suffit qu'ils activent leur compte, qu'ils mettent PharmAgenda sur l'écran d'accueil de leur téléphone, et qu'ils branchent leur planning. Le plus simple est de le faire avec chacun, dix minutes, sur son téléphone : c'est vous qui supervisez, lui qui touche l'écran.

À faire une seule fois par salarié. Ensuite, il retrouve son planning, ses absences et ses notifications dans une icône, comme n'importe quelle application.

Avant de commencer (côté titulaire)

• La fiche du salarié est créée (étape 7) avec son adresse e-mail et son téléphone portable. L'e-mail d'invitation part tout seul à l'enregistrement de la fiche.
• Si la pointeuse est activée (étape 14), son code vendeur de logiciel de gestion d'officine est renseigné dans l'onglet Logiciel interne de sa fiche.
• Vous avez son e-mail sous la main : il s'appelle « <Nom de la pharmacie> vous invite sur PharmAgenda — activez votre compte ». Il peut être dans ses courriers indésirables.

Les étapes à faire avec le salarié, sur son téléphone

1. Cliquer sur le premier lien du message

Dans l'e-mail, le premier lien est celui qui active le compte : il est valable 7 jours. Les liens qui suivent (agenda, pointage) servent plus tard : ne cliquez pas dessus pour l'instant.

2. Créer son mot de passe

La page « Choisissez votre mot de passe » s'ouvre. Le salarié saisit un mot de passe, le confirme, puis touche Activer mon compte. Les règles sont celles de la CNIL : 12 caractères minimum, avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.

3. La double authentification : la passer

Un écran « Sécurisez votre compte » propose la double authentification (2FA). Elle est facultative : le salarié touche Plus tard. Il pourra l'activer quand il voudra, dans Mon compte (un salarié qui l'a activée et perd son téléphone peut être réinitialisé par vous : fiche → onglet Sécurité 2FA → Réinitialiser la 2FA).

4. Mettre PharmAgenda sur l'écran d'accueil

C'est ce qui transforme le site en application : une icône, le plein écran, les notifications et la connexion qui reste ouverte 30 jours sur ce téléphone (la case « Rester connecté sur cet appareil » est cochée d'office sur un téléphone). L'explication est aussi dans Mon compte → 📲 Installer PharmAgenda sur votre téléphone.

5. Activer les notifications du planning

Toujours depuis l'icône : Mon compte, tout en bas, bloc « 🔔 Notifications du planning ». Le salarié touche Activer sur cet appareil et autorise les notifications quand le téléphone le demande. Le bouton Envoyer une notification de test permet de vérifier tout de suite.

• Il reçoit : le planning publié ou modifié, la réponse à ses demandes d'absence ou d'heures supplémentaires, les demandes de remplacement.
• Jamais entre 21 h et 7 h : ce qui arrive la nuit attend le matin. Il n'y a rien à régler pour cela, c'est automatique.
• Il peut les couper à tout moment : Désactiver sur cet appareil, ou Désactiver sur tous mes appareils.
• Sur iPhone, les notifications ne fonctionnent que si l'application a été ajoutée à l'écran d'accueil et ouverte depuis son icône (étape 4).

Si la pointeuse est activée : le QR code de pointage

À faire seulement si vous avez activé la pointeuse (étape 14) et que ce salarié doit pointer (le titulaire ne pointe pas). Le salarié a besoin de sa page « Mon pointage » sur son téléphone.

1. Sur votre écran, ouvrez sa fiche : Équipe → Salarié, cliquez sur son nom, onglet Pointeuse. Un QR code s'affiche.
2. Le salarié photographie le QR code avec l'appareil photo de son téléphone (il suffit de le viser, puis de toucher le lien qui apparaît). Sa page Mon pointage s'ouvre.
3. Il ajoute cette page à l'écran d'accueil, avec les mêmes gestes que pour l'application (Partager → Sur l'écran d'accueil sur iPhone, ⋮ → Installer ou Ajouter à l'écran d'accueil sur Android).

Brancher son planning sur l'agenda du téléphone

Après le pointage vient l'agenda : le planning s'affiche dans le calendrier du téléphone et se met à jour tout seul. C'est facultatif, mais c'est ce que les salariés préfèrent.

Où trouver le QR code (côté titulaire)

• Pour un salarié : Équipe → Salarié, son nom, onglet Agenda mobile ICS. Le QR code s'affiche avec un rappel de la marche à suivre.
• Pour toute l'équipe : dans la liste des salariés, le bouton 📱 QR codes agenda ouvre une planche de QR codes que vous pouvez imprimer.
• Le salarié le reçoit aussi dans l'e-mail d'invitation, sous le premier lien. Depuis un ordinateur, il scanne le QR code de l'e-mail avec son téléphone ; depuis son téléphone, il ouvre le lien de l'e-mail.

Ce que fait le salarié

1. Photographier le QR code avec l'appareil photo du téléphone.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, toucher Rechercher, puis valider (S'abonner, Enregistrer).
3. Ouvrir l'application Agenda du téléphone et activer le calendrier de la pharmacie (il est à cocher dans la liste des agendas, s'il ne l'est pas déjà).

Ce que le salarié trouve ensuite dans l'application

Vérifier que tout est en place

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