Étape 7 — Créer les salariés
Où : Équipe → Salarié. Votre propre fiche « Titulaire » existe déjà : vérifiez-la, puis ajoutez le reste de l'équipe, un salarié à la fois.
Comment faire
- Cliquez sur Ajouter un salarié.
- Remplissez la fiche (le détail des champs est dans le tableau ci-dessous). Les champs marqués d'un astérisque rouge sont obligatoires.
- Choisissez ses couleurs dans les deux palettes : couleur de fond et couleur de texte. Le « rendu » en dessous montre le résultat tel qu'il apparaîtra dans l'agenda.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Un cadre « Lien d'activation » s'affiche : le salarié reçoit aussi ce lien par e-mail et s'en sert pour choisir son propre mot de passe. Vous n'avez jamais à fixer un mot de passe à sa place.
Les champs de la fiche
| Champ | Ce qu'il faut saisir |
|---|---|
| Nom, Prénom | Tels qu'ils apparaîtront dans l'agenda. |
| Sert d'identifiant de connexion et reçoit le lien d'activation. Une adresse par salarié. | |
| Téléphone portable | Chiffres, espaces et « + ». Sert à envoyer le lien de son agenda mobile. |
| Fonction | Pharmacien (titulaire, adjoint), préparateur, apprenti, étudiant, back office, stagiaire… La fonction détermine l'icône et le groupe pour l'effectif minimum. |
| Type de contrat | CDI temps plein, CDD, temps partiel, apprentissage, intérim, stagiaire… Il détermine les règles appliquées (voir l'étape 8). Choisir la fonction « Stagiaire » sélectionne tout seul le contrat « Stagiaire ». |
| Agence d'intérim | N'apparaît que pour un contrat d'intérim, si des agences ont été déclarées (étape 16). |
| Heures hebdomadaires | 35 h pour un temps plein ; pour un temps partiel, vous saisissez les heures du contrat (moins de 35 h). |
| Heures de cours par semaine | N'apparaît que pour un apprenti : heures passées à l'école ou au CFA. |
| Date de naissance | Facultative. Sert à appliquer automatiquement les règles des salariés mineurs. |
| Date d'arrivée | Obligatoire. Elle sert à calculer l'ancienneté et les droits à congés. Rien n'existe dans l'agenda avant cette date. |
| Date de fin | Facultative. À renseigner pour un CDD ou un départ prévu : plus rien n'est planifié après cette date. |
Les onglets de la fiche
Une fois la fiche enregistrée, cliquez sur le nom du salarié : vous trouvez six onglets.
| Onglet | À quoi il sert |
|---|---|
| Fiche | Les informations ci-dessus, modifiables à tout moment. |
| Horaires | Sa semaine type (étape 8). |
| Logiciel RH | Son code vendeur LGO (pour la pointeuse) et son identifiant dans le logiciel de paie de l'expert-comptable. |
| Agenda mobile ICS | Le lien et le QR code pour afficher son planning dans le calendrier de son téléphone ; il se met à jour tout seul. |
| Sécurité 2FA | La double authentification de ce salarié. |
| Pointeuse | Le QR code « Mon pointage » pour relier son téléphone (étape 14). |
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