Étape 13 — Organiser les gardes et les remplacements

Les gardes

Où : Équipe → Garde. Vous décrivez un besoin ; chaque destinataire répond avec son créneau réellement disponible ; vous confirmez qui couvre.

1. Indiquez la date de la garde.
2. Pour chaque besoin : la fonction, le nombre de personnes et l'horaire. + Ajouter un besoin pour une autre fonction.
3. Choisissez les destinataires : tout le monde dans les fonctions concernées, plus des salariés précis (recherche possible).
4. Ajoutez un message si vous voulez, puis Envoyer la demande.
5. Chacun répond « disponible » (avec son créneau) ou « indisponible ». Vous confirmez ensuite qui couvre réellement la garde.

Les remplacements

Où : Équipe → Remplacements (juste sous Garde). Quand quelqu'un est absent (congé payé, maladie, arrêt, raison exceptionnelle…), vous demandez à l'équipe de venir faire des heures pour couvrir. Une seule page : le formulaire de nouvelle demande en haut, la liste des demandes en dessous.

1. Cliquez sur Chercher un remplaçant depuis la page Absences, ou ouvrez Équipe → Remplacements et choisissez l'absence à remplacer (toutes les absences acceptées, en cours ou à venir, de tout type).
2. Les destinataires sont regroupés par fonction, dans le même ordre que pour une garde. Les collègues de la même fonction que l'absent sont pré-cochés ; cochez ou décochez qui vous voulez (une recherche est disponible). Les personnes absentes tous les jours demandés, les stagiaires et l'absent lui-même ne sont jamais proposés.
3. Cliquez sur Envoyer la demande : chaque destinataire reçoit un e-mail. L'absent n'y est nommé que par son prénom et l'initiale de son nom.
4. Chaque collègue répond jour par jour, avec ses propres heures de disponibilité.
5. Vous retenez quelqu'un (bouton Retenir) : le créneau est ajouté tout seul à l'Emploi du temps, avec ses heures supplémentaires validées automatiquement, et la personne retenue reçoit un e-mail de confirmation. Le bouton Annuler à côté de son nom annule le choix (créneau et heures supplémentaires retirés).

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